🎒La rentrée arrive avec son lot de nouveautés, et bien c’est la même chanson🎶 pour le champ de la formation professionnelle.
5 années se sont écoulées depuis la loi sur la liberté de choisir son avenir professionnel, l’heure d’ajustement des règles des modalités de la certification et des audits Qualiopi® est arrivée ! Retour sur les points essentiels de l’arrêté du 31 mai 2023 paru au journal officiel (à retrouver ici) et applicables au 1er septembre 2023.
Les modifications portent en partie sur la réalisation des audits de la certification Qualiopi® et concernent les 4 catégories d’actions : Action de formation, action de bilan de compétences, action de VAE et action de formation par apprentissage.
📢 La certification Qualiopi® consiste à attester de la qualité d’organisation des prestations dispensées par des organismes de formation, des centres de bilan de compétences, des accompagnateurs VAE ou des CFA.
Le processus d’évaluation à la conformité du référentiel de certification s’effectue en 3 temps :
– Un audit initial réalisé en présentiel par défaut dans les locaux de l’organisme audité
– Un audit de surveillance qui se déroulera entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention mentionné sur le certificat Qualiopi.
– Un audit de renouvellement qui aura lieu avant la date d’échéance du certificat
- Rappelons que le référentiel de certification comporte 7 critères et 32 indicateurs dont des indicateurs spécifiques en fonction des prestations dispensées et de la catégorie d’actions proposée
| Catégories d’actions | OF | BC | VAE | CFA |
|---|---|---|---|---|
| Nbre d’indicateurs applicables | 28 | 22 | 24 | 32 |
- Les indicateurs spécifiques concernent des ‘thématiques’ particulières :
| Domaine spécifique | Certification professionnelle uniquement RNCP | Alternance | Sous-traitance | CFA |
|---|---|---|---|---|
| Indicateurs concernés | 3 7 16 | 13 28 | 27 | 14 15 20 29 |
Textes de loi initiaux :
Décret n° 2019-564 du 6 juin 2019 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle
Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences
Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux exigences pour l’accréditation des organismes certificateurs prévues à l’article R6116-3 du code du travail
Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail
👩🎓L’affichage du certificat Qualiopi®
Une fois votre certificat en main (ou dans votre boite mail) le premier changement notable est que vous avez l’obligation de l’afficher dans vos locaux et sur votre site internet.
Je fais quoi si je n’ai pas de site internet et pas de locaux ? Et bien vous devez communiquez une copie à toute personne qui en fait la demande
💡 Astuce : Glissez votre certificat Qualiopi en annexe de votre convention ou contrat de formation, en annexe de la convention ou dans votre livret d’accueil !
🚨Une définition de la notion de nouvel entrant pour l’audit Qualiopi®:
L’arrêté éclaircit la définition d’un organisme nouvel entrant dans le processus de certification Qualiopi®.
Est donc considéré comme nouvel entrant :
- un prestataire d’actions concourant au développement des compétences dans sa première année d’activité ;
- un prestataire d’actions concourant au développement des compétences qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie.
Vous êtes certifié Qualiopi ou envisagez de vous engager dans la certification Qualiopi® ? Ces nouveautés vous concernent !
➡️Ce qui change pour les organismes déjà certifiés Qualiopi®
Avant votre audit de surveillance Qualiopi®, vous devez fournir :
- les éléments nécessaires à l’actualisation des données administratives de l’organisme, notamment les coordonnées du dirigeant, un organigramme à jour de l’organisme et la ou les adresses des sites
- une description de l’activité de l’organisme en tant que prestataire d’actions concourant au développement des compétences depuis l’obtention de la certification,
- le dernier bilan pédagogique et financier (BPF) déclaré afin que votre organisme certificateur ajuste la durée d’audit
Pendant l’audit de surveillance, la revue des indicateurs s’effectue à minima sur :
- les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial. Une attention particulière est alors prêtée à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place ;
- les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures applicables à l’organisme audité ;
- les indicateurs 1, 17, 19, et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3 du référentiel national figurant à l’annexe mentionnée à l’article D. 6316-1-1 du code du travail ;
⚠️Organismes ayant bénéficiés d’aménagement de durée à l’audit initial : les indicateurs n’ayant pas été vérifiés à l’audit initial et applicables à votre organisme seront audités
➡️Ce qui change si vous étiez organisme “nouvel entrant” lors de votre audit initial
Pendant l’audit de surveillance Qualiopi® : l’organisme certificateur procède à la revue de l’ensemble des indicateurs applicables à l’organisme audité.
Durée d’audit de surveillance : la durée de l’audit de surveillance prévue est majorée d’une demi-journée, afin de permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective est auditée à l’audit de surveillance.
➡️Ce qui change si vous allez passer votre audit initial en qualité de nouvel entrant à partir du 01er septembre 2023
❗ La première condition pour prétendre à être auditable est d’avoir déjà mis en œuvre une prestation !
Vous devrez fournir à l’organisme certificateur :
- la liste des catégories d’actions concernées par la certification;
- une description de l’activité de votre organisme en tant que prestataire d’actions concourant au développement des compétences;
- la liste exhaustive des sites dépendant du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité concernée;
- un organigramme nominatif et fonctionnel;
- le dernier bilan pédagogique et financier déclaré ou, en l’absence de ce document, selon votre statut juridique un extrait du journal comptable, du grand livre ou du livre des recettes encaissées;
- une déclaration sur l’honneur, datée et signée, attestant que l’organisme n’a pas, à la date de conclusion du contrat, conclu un contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d’actions sollicitées.
L’échantillonnage réalisé par l’auditeur des actions à auditer est représentatif de l’activité du prestataire d’actions concourant au développement de compétences sur la période de référence. L’échantillonnage n’est pas communiqué à l’organisme audité avant la réunion d’ouverture de l’audit.
Vous allez être audité sur tous les indicateurs applicables à votre activité et à la catégorie d’action sur laquelle vous souhaitez vous certifier
⚠️ les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel national font l'objet de modalités d'audit adaptées = l'auditeur vérifiera la formalisation des processus
Prenons un exemple d’un organisme souhaitant se faire certifier sur la catégorie Action de formation et qui ne propose pas de formation par alternance et ne fait pas appel à la sous-traitance : Il est donc concerné par les indicateurs : 1, 2, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 30, 31, 32
Quelle que soit votre situation lors de votre audit Qualiopi® prenez en compte que l’auditeur évalue votre conformité sur un échantillonnage représentatif de votre activité sur la période de référence.
Cet échantillonnage ne vous est pas communiqué avant la réunion d’ouverture de l’audit. C’est donc l’auditeur qui choisit les dossiers !
Attention le guide du ministère du travail ne précise pas actuellement toutes ces mises à jour, nous pouvons imaginer une actualisation prochaine du guide de lecture et nous passerons en V8😉
