L’audit de surveillance Qualiopi se déroule entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de votre certification Qualiopi. (arrêté du 31 mai 2023) A noter, pour les certifications obtenues avant le 1er janvier 2021, votre certificat Qualiopi est valable 4 ans. L’audit de surveillance est réalisé entre le 14ème et le 28ème mois suivant la date d’obtention. (Décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020)

Vous êtes donc à mi parcours du cycle de votre certification Qualiopi !

Qui est concerné : les organismes de formation, les centres de Bilan de compétences, les accompagnateurs VAE, et les CFA titulaire de la certification Qualiopi

Votre organisme certificateur procède à minima au cours de cet audit de surveillance à une revue des indicateurs suivants :

• les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial. Vérification de l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place ;
• les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures;
• les indicateurs 1,17,19, et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3 du référentiel national figurant à l’annexe mentionnée à l’article D. 6316-1-1 du code du travail ;
• pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l’audit initial, les indicateurs n’ayant pas été vérifiés à l’audit initial, applicables à l’organisme audité.

Il vérifiera également que vous respectez l’obligation d’affichage et de communication du certificat Qualiopi !

De quoi s’y perdre facilement … Décourageant certes, cependant n’attendez pas le dernier moment pour vous y préparer !

L’audit de surveillance est donc le second audit de votre cycle de certification Qualiopi. Il a pour objectif de vérifier que vous mettez toujours en œuvre vos processus d’organisation d’une prestation.

Planifier son audit de surveillance 

Si votre audit a eu lieu en présentiel l’audit de surveillance Qualiopi se déroule par défaut à distance excepté si vous vous trouvez dans une de ces situations :

• il y a eu des signalements conformes aux règles de réclamations définies par l’organisme certificateur ;
• selon les résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent ;
• pour les organismes multi-sites, un échantillonnage sur un ou plusieurs sites est réalisé à l’initiative de l’organisme certificateur et en fonction des deux cas précités ;
• à votre demande .
• si votre audit initial a eu lieu à distance

⚠️L’arrêté du 31 mai 2023 modifie légèrement les conditions de réalisation de l’audit de surveillance.

Ces éléments lui permettront d’ajuster la durée de l’audit.

Quelle est la durée de l’audit de surveillance Qualiopi®?

En générale la durée d’un audit de surveillance est deux fois moins longue que celle d’un audit initial. La durée de l’audit a été mentionnée sur le devis que vous avez signé avant de passer votre audit initial.

Elle est donc calculée en fonction de votre chiffres d’affaires, des catégories d’actions (action de formation, bilan de compétences, VAE, action de formation par apprentissage) que vous dispensez et du nombre de sites.

Dans le cas d’un organisme audité en tant que nouvel entrant à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance prévue est majorée d’une demi-journée, afin de permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective est auditée à l’audit de surveillance (arrêté du 31 mai 2023) 

⚠ Attention : n’oubliez pas de prévenir votre organisme certificateur si vous avez eu des évolutions au sein de votre organisme. ⚠

Comment se déroule votre audit de surveillance Qualiopi® ?

Après toute vérification faite par votre organisme certificateur, comme lors de votre audit initial un auditeur sera missionné et planifiera une date d’audit. Vous recevrez donc le fameux plan d’audit !

Lors de cette journée d’audit il évaluera que vos dispositifs sont toujours en conformité avec les exigences du Référentiel National Qualité.

Ne prenez pas à la légère ce temps car l’auditeur choisira comme bon lui semble l’échantillonnage en sélectionnant les actions les plus représentatives de votre activité.

Vous devez vous assurer que l’ensemble de vos dossiers répondent aux 7 critères du référentiel de certification.

Quelques clés pour préparer votre audit de surveillance Qualiopi® 

1. Relisez votre rapport d’audit initial et faites un état des lieux des évolutions de votre organisme
2. Assurez-vous de vous référer à la bonne version du référentiel de certification de votre organisme certificateur
3. Validez à nouveau le périmètre de votre audit et identifiez les indicateurs qui vous sont applicables
4. Si vous aviez eu des non-conformités à l’audit initial vérifiez que les plans d’actions soient mis en œuvre et inscris dans votre tableau d’amélioration continue
5. Checkez votre site internet : le logo est-il bien utiliser ? les informations sont-elles actualisées et suffisantes (Critère 1 Indicateur 1 )
6. Mettez à jour vos indicateurs de performance et d’accomplissement (Critère 1 Indicateur 2 )
7. Checkez l’ensemble de vos dossiers afin qu’ils comprennent bien l’analyse du besoin de vos bénéficiaires, une convention de formation ou un contrat, la convocation, le suivi des évaluations des acquis, la feuille de présence, les évaluations de satisfaction….
8. Faites une revue de vos procédure et actualisez au besoin
9. Analysez l’ensemble des réclamations, dysfonctionnements ou aléas et assurez-vous de les avoir toutes traitées
10. Checkez la partie RH : dossier des intervenants internes ou externes, organigramme
11. Assurez que votre système de veille est toujours efficace et que vous avez notez les impacts dans votre tableau d’amélioration continue

Si vous constatez des écarts avec ce que vous avez démontrez lors de l’audit initial notez l’ensemble de vos améliorations dans votre tableau d’amélioration continue

Vous voilà prêt il vous reste à préparer le jour J de votre audit de surveillance en s’assurant d’un environnement approprié si vous réalisez l’audit en visio et un accès facile à tous vos documents

Et n’oubliez pas que l’audit de surveillance n’est pas un audit sanction. S’il y a une non-conformité, les règles sont les mêmes que celles applicables après l’audit initial :

• si la non-conformité est mineure, un plan d’action doit être mis en œuvre dans un délai de 6 mois ;
• si la non-conformité est majeure, elle doit être levée sous trois mois.

Ce n’est qu’à défaut de ces mesures correctives que la certification peut être suspendue ou retirée !

L’équipe Boit’Action est à votre disposition si vous souhaitez des informations ou réaliser un audit blanc