Troisième partie de notre série d’article sur “comment créer son centre de formation” et à ce stade, vous avez sous les yeux votre business plan😅
“Oui ok mais moi je suis salarié et mon boss m’a confié la mission de réaliser une étude pour créer le centre de formation interne à notre entreprise.”
Bien que nous vous préconisons de vous référer à l’article précédent de notre série, il existe quelques quelques particularités. Faisons ensemble ce petit détour pour vous expliquer quelques fondamentaux à respecter …
💡 Focus : Créer un centre de formation interne à l’entreprise
Votre futur centre formation sera une entreprise dans votre entreprise. Par conséquent, il sera fort utile d’isoler les activités de formation soit en créant une structure juridique indépendante, soit un service administratif et pédagogique propre (ou service/pôle).
Puis en route pour déterminer vos “défis”:
- Quel est l’objectif de ce centre de formation ⇒ former en interne, attirer de nouveaux talents, renforcer le collectif, harmoniser les pratiques.
💡 Utiliser les outils suivants :
➡ L’analyse SWOT (Précise les objectifs de l’entreprise et identifie les facteurs internes et externes favorables et défavorables à la réalisation de ces objectifs).
➡ La méthode PESTEL (Permet de comprendre l’influence extérieure qui peut impacter votre activité).
➡ La matrice BCG (Donne la représentation du marché ciblé avec le positionnement de la concurrence et priorise les actions à mener et les budgets à allouer).
➡ Les objectifs S.M.A.R.T (Décrit les objectifs que l’on veut exprimer de façon la plus claire, la plus simple à comprendre et pour lesquels les résultats sont réalisables).
- Quelles modalités seront déployées : formation présentielle ou distancielle, synchrone ou asynchrone ?
- Qui fera partie de l’équipe pédagogique: formateur interne ou externe ?
- Est ce que les formations seront ouvertes à l’externe ?
💡Prévoyez de mettre en place un staff spécifique comprenant un.e responsable pédagogique, un.e assistant.e administratif, équipe formateur
Cette liste est non exhaustive néanmoins un bon point de départ !
➕Quels sont les avantages de créer son centre de formation interne à l’entreprise ?
- Des parcours de formations adaptés au besoin de votre entreprise
- Une optimisation des coûts de formation
- Une meilleur maitrise des besoins en compétences de vos salariés
- Proposer de la diversité à vos salariés en leur proposant des rôles de formateur
Vous avez déjà fait une bonne partie du chemin pour créer votre centre de formation. Maintenant, passons à la phase opérationnelle de création de votre centre de formation.
🚀Les étapes clés pour créer son centre de formation :
✔️Organiser sa gestion administrative: Identifier l’ensemble des processus de votre centre de formation, les procédures de fonctionnement et créez vos documents modèles comme le devis, la grille d’analyse de besoin, la fiche d’inscription, la convention de formation, le contrat de formation, les feuilles d’émargements, les attestations de formation… Pensez « outils digitaux » pour optimiser votre temps !
✔️Obtenir des habilitations ou élaborer vos certifications : Vous avez pour objectif de proposer des offres certifiantes ? Il faudra alors obtenir les autorisations nécessaires auprès des autorités compétentes, tels que le Ministère du Travail ou l’Éducation Nationale, des organismes certificateurs privés. Vous pouvez aussi enregistrer vos propres certifications. Nous y reviendrons sur un prochain post !
💡Consulter les répertoires nationaux (RNCP et Répertoire Spécifique) sur le site de France Compétences afin de repérer les certifications que vous souhaiteriez dispenser !
✔️Déclarer son centre de formation : Réalisez l’enregistrement de votre activité de formation auprès des services de la Dr(i)eets si vos parcours de formation entre dans le champ professionnel
💡Les éléments nécessaires à la déclaration d’activité :
Elle s’effectue en ligne sur le site https://mesdemarches.emploi.gouv.fr/ (créer un compte avec le numéro SIRET de l’organisme et une adresse électronique valide). Un courriel d’activation du compte est alors envoyé. Les pièces justificatives à fournir sont les suivantes :
- Une copie du justificatif d’attribution du numéro SIREN ;
- La liste des intervenants avec la mention de leurs titres et qualités (CV et/ou diplômes), du lien entre ces titres/qualités et la prestation réalisée, et du lien contractuel avec l’organisme ;
- Le bulletin n°3 du casier judiciaire, du dirigeant pour les personnes morales ou du déclarant pour les personnes physiques, datant de moins d’un mois. La demande du bulletin n°3 peut être faite par internet ou par courrier ;
- La copie de la première contractualisation avec un acheteur de formation, ou s’il s’agit d’un CFA d’entreprise, la copie du contrat d’apprentissage ;
- La copie des statuts de l’organisme s’il s’agit d’un organisme privé qui porte un CFA, sauf pour un CFA d’entreprise. Ces statuts doivent mentionner expressément l’activité de formation par apprentissage ;
- Les informations relatives au contenu des actions, à leur organisation et aux moyens techniques et pédagogiques mobilisés sauf si ces informations figurent déjà dans la convention ou le contrat de formation produit ;
- Un argumentaire démontrant le caractère professionnel de l’action de formation envisagée au regard du statut du stagiaire.
⚠️Le Préfet de région peut refuser l’enregistrement si :
- Les prestations prévues dans la 1ère contractualisation (convention ou contrat) ne sont pas des actions de développement des compétences,
- Les dispositions relatives à la réalisation de ces actions ne sont pas respectées,
- Le dossier est incomplet (l’une des pièces justificatives demandées n’est pas produite),
- Les statuts présentés ne mentionnent pas l’activité de formation par apprentissage (pour les CFA concernés).
✔️Piloter au quotidien le centre de formation : Élaborez un tableau de suivi de votre trésorerie. Réalisez des recueils d’appréciations auprès des bénéficiaires, équipes pédagogiques, entreprises et financeurs afin d’améliorer la qualité de vos prestations. Prenez en compte les dysfonctionnements et planifiez des actions d’améliorations de façon structuré.
✔️Mettre en place une veille : Restez à l’affut de toutes les évolutions du marché de la formation professionnelle que ce soit sur le volet légale et règlementaire, votre secteur d’activité, l’innovation pédagogique et technologique ou encore la thématique du handicap.
✔️Obtenir une certification Qualité : Analysez votre marché cible et étudiez la possibilité d’obtenir une certification comme par exemple la certification Qualiopi pour accéder à des financements publics.
La certification Qualiopi® consiste à attester de la qualité d’organisation des prestations dispensées par des organismes de formation, des centres de bilan de compétences, des accompagnateurs VAE ou des CFA. Elle permet d’accéder aux fond publics de la formation professionnelle
