L’externalisation est une stratégie clé pour maximiser l’efficacité et les bénéfices de l’entreprise. Elle consiste à confier certaines tâches ou fonctions de l’entreprise à des prestataires externes plutôt que de les gérer en interne. Les avantages de l’externalisation incluent la réduction des coûts, l’amélioration de la qualité, l’augmentation de la flexibilité et la capacité de se concentre sur les activités et objectifs principaux de l’entreprise.
Et l’externalisation de la gestion administrative dans tout ça ?
L‘externalisation de la gestion administrative dans le domaine de la formation professionnelle peut être une solution très efficace pour de nombreuses entreprises. En faisant cela à des prestataires spécialisés (clin d’œil à Boît’Action 😉) les entreprises, peuvent réduire leurs coûts et bénéficier d’une expertise professionnelle. Cela permet également aux entreprises de se libérer un temps conséquent et des ressources pour des projets « plus » stratégiques.
Maintenant passons à l’interview de Marine.L, coordinatrice administrative chez Boît’Action !
B’A : Bonjour Marine, qui es-tu et quel est ton rôle chez Boît’Action ?
M.L : Bonjour Léo, et bien je suis coordinatrice administrative depuis 3 ans. C’est un poste qui possède une grande diversité de tâches : la gestion administrative de nos formations (devis, convocation, suivi dossier stagiaire, …), le suivi des tableaux de bord (en lien avec Qualiopi), la gestion des épreuves de certification, la facturation, le développement d’outil de gestion interne, … Et également la gestion administrative pour quelques-uns de nos clients.
Pour résumé, si tu demandes à Ronan il va te dire je suis la “WonderWoman” de la boite ! [Rires]
B’A : Et quelles sont les qualités pour être coordinatrice administrative ?
M.L : Il faut avoir le sens des priorités, être bien organisée et être capable de garder la confidentialité des dossiers. En somme être un caméléon !
B’A : Alors justement, chez Boît’Action tu t’occupes de la gestion administrative pour des clients externes. Peux-tu nous en dire plus ?
M.L : Et bien pour l’expliquer simplement, l’externalisation consiste pour une entreprise ou un organisme de formation de confier à un prestataire comme Boît’Action la réalisation des devis, des conventions de formation, des préparations des dossiers stagiaires, des dossiers sous-traitants, du suivi qualité, etc… Cela peut être aussi toute la gestion organisationnelle et qualité des documents. Pour certains clients j’assure l’animation des tableaux de bords, la gestion de la veille et des plans d’amélioration continue.
B’A : En quoi est-ce une opportunité selon toi pour un organisme de formation ?
M.L : L’externalisation administrative peut être une excellente idée, comme par exemple, pour un organisme ou un travailleur indépendant qui n’a pas assez de volume d’activité pour occuper une personne sur un temps complet ou un mi-temps et à la fois est très sollicité sur ses tâches quotidiennes.
Autre avantage est le gain de temps ! Lorsqu’un client nous contacte nous lui proposons un panel d’outils très accessibles et il sait que nous connaissons les exigences du domaine de la formation professionnel. Nous faisons en sorte que la relation soit simple. On peut très vite arriver à une perte de temps si les échanges d’informations nécessaires ne sont pas optimisés !
Enfin, je pense que c’est une opportunité pour les organismes certifiés Qualiopi pour assurer l’animation quotidienne de leurs processus qualité. Je fais des points réguliers avec nos clients sur les retours d’évaluations de satisfaction et l’animation du plan d’amélioration continue par exemple.
B’A : Quels sont les points de vigilance ?
M.L : D’après moi, pour les organismes qui sont certifiés Qualiopi, le plus important est qu’il ne faut pas que ce soit une excuse pour ne plus se préoccuper des obligations règlementaires liés au domaine de la formation et que la certification implique !
Je mets toujours ce sujet en avant lors des premiers échanges avec nos clients car il est impératif qu’il ne perde pas ce savoir-faire et que les formateurs aient bien connaissance des documents à utiliser. Nous ne faisons pas à la place du client mais avec. En effet, quand j’accompagne un nouveau client c’est une relation de « gagnant-gagnant » qui se met en place !
Souvent l’administratif est vu comme une simple tâche mais notre rôle est stratégique et il ne faut pas le sous-estimer car c’est très facile d’être vite dépasser.
B’A : Selon toi, à quel “type” d’organisation s’adresse cette solution ?
M.L : Elle s’adresse à tous type d’organismes 😄 ! Néanmoins les organismes ayant un volume de formation modéré (peu importe leur taille) sont les mieux placés pour solliciter cette prestation.
B’A : Quels conseils donnerais-tu à un organisme qui souhaiterait externaliser son service d’administratif ?
M.L : Appeler Boit’Action 😄 et plus sérieusement, je vois 3 axes :
- Se renseigner auprès de plusieurs prestataires… (La base) et obtenir un devis clair et détaillé ;
- S’assurer que son prestataire connaisse bien les obligations légales et règlementaires du domaine de la formation ;
- Se rapprocher d’un prestataire qui soit un vrai partenaire sur la durée et qui puisse s’adapter à son besoin ;
B’A : Et bien merci beaucoup Marine pour tous tes Tips et ton temps accordé pour cette courte interview, je te souhaite que de la réussite dans tes projets !
En fin de compte, l’externalisation de la gestion administrative peut aider les entreprises à améliorer leur efficacité opérationnelle, à réduire les coûts et donc stimuler leur croissance !
