La certification Qualiopi® est devenue un enjeu majeur pour les organismes de formation en France. Elle vise à garantir la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires d’actions de développement des compétences. Obtenir cette certification est essentiel pour accéder à des financements publics et mutualisés, et pour renforcer la crédibilité de votre organisme auprès des apprenants et des partenaires. Cependant, réussir l’audit de certification Qualiopi® nécessite une préparation rigoureuse et une compréhension approfondie des exigences du référentiel national qualité.
Nos 5 conseils pour préparer la certification qualité Qualiopi®
Étape 1 : Assurez vous d’utiliser des documents conformes
Répertoriez l’ensemble des documents que vous utilisez dans un tableau par thèmes (action de formation, commercial, communication, etc…).
Repérez si les documents utilisés dans l’organisation d’une prestation sont cohérents. Appliquez la règle des 4U. L’objectif est de valider la conformité des documents utilisés en vue de préparer la certification Qualiopi et éliminer les documents inutiles.
Appliquez la règle des 4U : Un document doit être UTILE – UNIQUE – UTILISÉ – UTILISABLE
Étape 2 : Déterminez les modalités de fonctionnement administratif
Déterminer la façon dont vous allez utiliser vos documents. Élaborez clairement vos procédures de communication, de gestion des offres de prestations, de positionnement des apprenants, de gestion des situations de handicap, de veille, de gestion des incidents qualité et d’amélioration continue. Une bonne structuration réduit les incohérences et améliore l’expérience des apprenants.
Cette étape vous permettra de présenter à l’auditeur un processus structuré et facile à comprendre.
Étape 3 : Créez les éléments manquants et pensez à automatiser certains documents
A cette étape vous êtes dans le sprint final pour préparer la certification Qualiopi®. Vous allez pouvoir créer les documents manquants aux processus que vous avez déterminés précédemment.
Utilisez des solutions automatisées pour collecter et suivre les évaluations des stagiaires. Cela permet de maintenir un haut niveau de qualité sans ajouter de charge de travail supplémentaire.
Étape 4 : Décryptez les attendus du référentiel national qualité (RNQ)
Téléchargez le guide de lecture du ministère du travail. Il vous permettra d’identifier les indicateurs applicables à votre catégorie d’action dispensée. Consultez des articles et des documentations pour bien comprendre le référentiel Qualiopi® et ses exigences. Établissez un plan d’actions et une roadmap pour organiser votre préparation à l’audit.
Assurez-vous d’avoir tous les documents requis pour l’audit, tels que les preuves de conformité aux critères du Référentiel National Qualité (RNQ).
Étape 5 : Réalisez un audit blanc de vos processus
Faites appel à un ami, un consultant externe comme Boit’Action pour préparer l’audit de certification Qualiopi®. Cette étape permet de checker l’ensemble des indicateurs et valider la conformité toutes les preuves aux critères du Référentiel National Qualité (RNQ) que vous souhaitez transmettre le jour de l’audit de certification Qualiopi.
Appliquez la règle des 5J : Je dis – Je fais – Je prouve – Je contrôle – J’améliore
Une préparation minutieuse et une organisation rigoureuse sont les clés pour réussir votre audit de certification Qualiopi®. Si vous avez des questions spécifiques sur l’un de ces points, n’hésitez pas à nous contacter !
