C’est le grand jour ! Vous allez passer votre audit Qualiopi®. L’auditeur est sur le point d’arriver pour évaluer vos processus d’organisation des prestations visant le développement des compétences. Il déterminera s’il peut émettre un avis favorable pour que votre organisme obtienne la certification Qualiopi.
Il est important de rappeler que la certification Qualiopi® garantit la qualité des processus mis en place par les prestataires de développement des compétences. Obtenir cette certification est incontournable pour accéder aux financements publics et mutualisés. Il est donc indispensable de bien préparer cet audit d’évaluation.
L’audit Qualiopi® se déroule en trois étapes clés : la réunion d’ouverture, le déroulé d’audit et la réunion de clôture. Tout d’abord, l’auditeur va positionner l’audit lors de la fameuse réunion d’ouverture puis il examinera les documents et preuves de conformité aux sept critères principaux de la certification, couvrant des aspects tels que la gestion administrative, la pédagogie, le suivi des bénéficiaires, et l’évaluation des résultats des formations. Il procédera à des entretiens avec les responsables et les équipes pour s’assurer de la mise en œuvre effective des processus décrits.
Enfin il terminera son audit par une phase de synthèse où il vous fera lecture de ses conclusions d’audit.
Une préparation rigoureuse est la clé pour réussir l’audit. Cela inclut une auto-évaluation, la collecte de documents nécessaires, ainsi que la formation et la sensibilisation de l’équipe. Ces étapes initiales permettent de détecter les éventuelles failles et de se préparer aux exigences de l’auditeur…
Nos 5 conseils pour adopter une bonne posture lors de son audit de certification Qualiopi
Conseil 1 : Facilitez l’arrivée de l’auditeur
Pour commencer, assurez-vous que l’auditeur trouve facilement le lieu de l’audit. Si l’audit se déroule en présentiel, envoyez lui des indications claires et précises pour se rendre à vos locaux, ainsi que des informations sur le stationnement. Si l’audit est à distance, assurez vous lors du test de connexion préalable que tout fonctionne correctement et poser vos éventuelles questions techniques.
Accueillez l’auditeur chaleureusement. Offrez lui un café ou un thé dès son arrivée et laissez lui le temps de s’installer confortablement. Choisissez un lieu propice aux échanges et à la présentation des documents, comme une salle de réunion bien équipée ou une salle à manger conviviale. Assurez-vous que l’espace est propre, bien rangé et que tous les documents nécessaires sont facilement accessibles.
Conseil 2 : Présentez votre organisme et ses activités en utilisant la méthode QQOQCP
Une fois l’auditeur installé, il commencera l’audit de certification Qualiopi® par une réunion d’ouverture.
Cette réunion, qui dure entre 15 et 30 minutes, se déroule en trois étapes : l’auditeur se présente, valide le plan d’audit que vous reçu préalablement, puis c’est à votre tour de vous présenter.
La réunion d’ouverture est un moment important qu’il ne faut surtout pas négliger.
Lorsque vous présentez votre organisme, embarquez l’auditeur dans l’histoire de votre structure. Utilisez la méthode QQOQCP (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi). Expliquez qui vous êtes et qui participe à l’audit, ce que vous faites, où et quand vous intervenez, comment vous procédez et pourquoi vous le faites. C’est aussi l’occasion de présenter vos équipes externes, comme les formateurs. Présentez lui vos procédures, si vous en avez, afin qu’il comprenne les outils utilisés et votre façon de travailler. Cette présentation permettra à l’auditeur de bien comprendre votre structure et votre fonctionnement.
Conseil 3 : Préparez vos dossiers pour faciliter l’audit
Préparez soigneusement vos dossiers à l’avance. Plus vous aurez à chercher des documents pendant l’audit, plus la tension montera. L’auditeur a un timing à respecter, donc assurez-vous d’avoir préparé la liste des prestations réalisées depuis le dernier audit. Un tableau mentionnant les actions, leur type et le nombre de bénéficiaires facilitera la démarche. L’auditeur sélectionnera aléatoirement des dossiers échantillons, donc assurez-vous d’avoir une clé de répartition permettant d’extraire vos prestations phares.
Conseil 4 : Jouez la carte transparence en utilisant la méthode des 5J
Vous entrez dans la phase de déroulé d’audit. C’est à ce moment que l’auditeur va évaluer la conformité de votre organisme aux exigences du référentiel national qualité Qualiopi. Pour être plus à l’aise imprimez le guide de lecture du ministère du travail. Ce guide vous aidera à suivre le déroulement de l’audit avec l’auditeur.
Pendant cette phase, utilisez la méthode des 5J de Boit’Action.
La méthode des 5 de Boit’Action : Je dis – Je fais – Je prouve – Je contrôle – J’améliore
L’audit est un échange de questions et de réponses entre l’auditeur et l’audité. Vous devez expliquer les dispositions que vous avez prises pour chaque indicateur et démontrer que vous les appliquez.
Conseil 5 : Restez calme et serein et appliquez la règle des 3C.
Adoptez une attitude positive. Laissez l’auditeur poser ses questions et prenez le temps de répondre de manière claire et précise.
Soyez transparent et collaboratif. Fournissez les informations demandées sans réticence et montrez votre engagement envers la qualité.
Appliquez la règle des 3C : Court – Clair – Concis.
Appliquez la règle des 3C : Court – Clair – Conçis
Tout au long de votre évaluation, utilisez la règle des 3C. Chaque réponse doit être courte, claire et concise. Avec cette méthode, vous éviterez de vous prendre les pieds dans le tapis !
De plus, n’hésitez pas à demander des clarifications si nécessaire et à reformuler les questions pour vous assurer de bien les comprendre. Cela montrera votre volonté de bien faire et de coopérer pleinement avec l’auditeur.
Tout au long de votre évaluation, utilisez la règle des 3C. Chaque réponse doit être courte, claire et concise. Avec cette méthode, vous éviterez de vous prendre les pieds dans le tapis !
Pour conclure, la réunion de clôture est la dernière phase de l’audit. C’est à ce moment que l’auditeur présente ses constats et, le cas échéant, les fiches d’écart. Cette étape vous permet de comprendre les points forts et les axes d’amélioration de votre organisme.
Restez serein et ouvert aux remarques de l’auditeur. Cette réunion est une opportunité d’échanger et de clarifier les points soulevés. Gardez à l’esprit que l’objectif est d’améliorer continuellement vos processus et de garantir la qualité de vos prestations.
En adoptant une attitude positive et collaborative tout au long de l’audit, vous contribuerez à créer un climat de confiance et à faciliter le déroulement de cette journée importante. Tout est sous contrôle, et avec une bonne préparation, tout se passera bien !
